Mail poppt auf, Handy vibriert, Telefon klingelt, an der Tür klopft es und am Ende des Tages hast du wieder nichts von dem geschafft, was du dir vorgenommen hast.

Seit 1984 können wir in Deutschland E-Mails verschicken. Eine extrem tolle Errungenschaft, da man seither kommunizieren kann, unabhängig davon, ob der Gegenüber anwesend ist oder nicht. Man kann sogar mehreren Leuten gleichzeitig etwas mitteilen.

Später mit der SMS, Chats und zahlreichen Messengern konnte man die Information auch sehr einfach dorthin senden, wo sich der Gegenüber auch befindet, ohne dass er die Nachricht direkt lesen muss.

Mit Social Media wurde es noch spannender. Man muss hier noch nicht einmal jemanden direkt haben, dem man etwas schreibt. Man teilt die Informationen einfach mit Freunden und Abonnenten und diese können selbst entscheiden, ob sie interessiert sind.

Jede Errungenschaft an sich ist eine Revolution.

Viele Menschen schaffen es aber nicht mehr, sich zu konzentrieren und lassen sich durch das Blitzgewitter ständig ablenken.

Telefon, Mail, Chat! Viele Menschen erwarten eine sofortige Reaktion!

Hier ein paar Anregungen, wie du deine Leistung optimieren kannst!

Blocke dir Konzentrationsphasen

Um effizient zu arbeiten, benötigst du Phasen von 1  bis 1,5 Stunden. Schalte alle Ablenkungen ab und konzentriere dich auf deine Arbeit. In dieser Phase bist du um 80% leistungsfähiger als im Dschungel der Ablenkungen.

Diese Phasen solltest du mindestens 1-2 Mal täglich einrichten.

Du wirst schnell merken, wie sich deine Effizienz steigert.

Was tun, wenn erwartet wird, dass man immer erreichbar ist?

Sage einfach, dass du immer erreichbar bist. Zu jeder Zeit kann dir jemand eine Email schicken. Verfügbar solltest du allerdings nicht immer sein. Bleibe selbstbestimmt und entscheide selbst, wann du mit anderen in Kontakt trittst.

Was tun, wenn etwas Dringendes eintritt?

Falls du nicht Notarzt oder Feuerwehrmann bist, stehen die Chancen gut, dass in den 1,5 Stunden des Nicht -Verfügbar-Seins, die Welt nicht untergeht.

Mache auch kein Geheimnis aus deinen Konzentrationsphasen, sondern überzeuge deine Kollegen davon, dass sie auch so handeln sollen. Im besten Fall können sogar für ganze Abteilungen Blöcke definiert werden, in denen selbstständig gearbeitet wird.

Umgang mit synchronen Kontaktmedien (z.B. Telefon, Persönlicher Kontakt)

Der persönliche Kontakt sollte immer geplant sein. Lass es nicht zu, dass jeder dich jederzeit ablenken kann. Dies ist meistens ein Zeitpunkt, der gut für den anderen passt. Und weil man ja nett sein möchte, lässt man es zu.

Plane alle Termine!

Oftmals sind diese Gespräche effizienter, da man sich ausreichend Zeit dafür einplant und sich im besten Fall auch darauf vorbereitet.

Umgang mit asynchronen Kontaktmedien (z.B. Mail, Anrufbeantworter, Whatsapp).

Lösche ALLE für dich unwichtigen Kanäle!

Entscheide dann noch, welche Kontaktkanäle für deinen Beruf notwendig sind und stelle die anderen während der Arbeitszeit ab.

Nun musst du nur noch entscheiden, wie häufig es notwendig ist z.B. E-Mails zu prüfen. Ich persönlich rufe meine Mails nur noch 2-3 Mal täglich ab. Nimm dir dann aber ausreichend Zeit, um sie zu bearbeiten.

Liest du Mails, wenn keine Zeit ist, kannst du ohnehin nicht darauf reagieren und musst sie später erneut lesen. Oder noch schlimmer, du vergisst sie.